Получите юридическую консультацию по телефону в Москве
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355

Служебная записка на выдачу бумаги

Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа. Как пишется служебная записка образец , рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже. В кондитерском цехе с 02 мая года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает?

Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий. Делопроизводство и архивное дело.

Таблица 1. Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1].

Из самого назначения служебной записки следует, что:. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав. Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации.

Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет.

Поэтому поступаем следующим образом:. Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией.

Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т. При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе. Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи.

Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей;. Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант. Вариантов реализации здесь может быть несколько:. При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками. Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи см.

Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция — изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению.

Пример 2. Полностью безбумажные служебные записки — уже реальность. Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Пример 4. Формирование служебной записки, для которой заранее шаблон текста и маршрут движения не заложен — это определяет пользователь. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ. Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:. Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка электронного шаблона , который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов заголовков , адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации или нет, так как не все служебные записки подлежат обязательной регистрации ; — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче или нет на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат или нет и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

Например, бухгалтер как рядовой сотрудник организации для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины а лучше — унифицированную заявку в электронной форме сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру как своему непосредственному руководителю.

Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку. Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня.

Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД. Служебная записка всегда адресуется руководителю организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа. В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления типовые схемы документопотоков , одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами которые она сопровождает. На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, так как они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом , как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов. Многие наши клиенты если не сразу, то со временем приходят к отказу от служебной записки как электронного документа в пользу электронной заявки в структурированном виде.

Происходит это обычно в тех процессах, где максимально все унифицировано. Примеры заявок: заявки на авиатранспорт, спецтехнику, ИТ-заявки, производственные заявки на обслуживание техники и оборудования и пр. Вся информация по заявке заносится в форму, например, в запись справочника "Заявки на спецтехнику", при этом документ не создается.

И на согласование отправляется только запись справочника. Вся основная информация из заявки дублируется в текст задачи. Что облегчает работу согласующим: им уже не нужно открывать и читать документ, экономя их время. При этом база "не пухнет" от документов, необходимость в которых исчезает после исполнения заявки. Войти Зарегистрироваться.

Получается, что докладная и объяснительная записки — это подвиды служебных записок! ЭПК на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 1 г. ЭПК по административной организационной деятельности 89 5 л. ЭПК по вопросам охраны объектов культурного наследия Пост. ЭПК после урегулирования конфликта по расследованию чрезвычайных происшествий 5 л. ЭПК работников структурных подразделений 88 5 л. ЭПК структурных подразделений 87 5 л. ЭПК к проектам правил, инструкций, рекомендаций 29, 30 5 л.

ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные — Пост. ЭПК о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима 1 г. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3. Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

Пример 1. Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов.

Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа? Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности? Каковы маршруты движения конкретные документопотоки служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации? Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа — бумажный или электронный.

Совещания по корпоративному управлению: путь к прозрачности. Электронные трудовые договоры.

Заявка на канцелярские товары: образец

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4. О выдаче спецодежды. Служебная записка - это информационно-справочный документ, который используется в качестве инструмента внутренней деловой переписки. Образец служебной записки о выдаче продукции. Служебные записки на выдачу денег под отчет существовали до года. С 1 января года обязательным документом является заявление подотчетного лица.

Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и 5 л. ЭПК. на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков.

Образец служебной записки

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий. Делопроизводство и архивное дело. Таблица 1. Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ.

Служебная записка от работника: цели и образец

Товарно-транспортная накладная: бланк. Унифицированная форма ТОРГ Как заверить копии документов для налоговой. Накладная или УПД. Что означает таксировка бухгалтерских документов?

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса. Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку далее также — запрос на закупку канцелярских принадлежностей?

Служебная записка на канцтовары: образец документа

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. В статье расскажем, как правильно составить и оформить заявку на канцтовары. Объясним, как составить сводные заявки на приобретение канцелярских принадлежностей с помощью Excel. Служебные записки относятся к внутренним документам компании.

Служебная записка на выдачу бумаги

Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями коммуникация на горизонтальном уровне , когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое. Как правило, служебная записка — это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и 5 л. ЭПК. на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков.

Медицинский документ, подтверждающий нарушения функций организма. Степень этой загрязнённости идентифицируется непонятно каким образом и с помощью каких приборов. Привязку их все равно делает архитектор, который делает схему генерального плана. Но если она была зарегистрирована, то ситуация кардинально меняется.

Кроме того, мировые судьи представляют собой наименее квалифицированную часть судебного корпуса, что также приводит к значительному количеству ошибок. Законом предусмотрены административные и уголовные меры пресечения за такие деяния. К самостоятельной работе допускаются лица не моложе 18 лет, прошедшие профессиональное обучение, вводный и первичный инструктажи по охране труда на рабочем месте, обучение по оказанию первой доврачебной помощи пострадавшим от несчастных случаев на производстве, имеющие 1 группу по электробезопасности, прошедшие стажировку и получившие допуск к самостоятельной работе.

Получается, что только с разрешения учреждения удастся продать, поменять или подарить квартиру, которая находится в собственности ребенка. Правда, теперешний житель - это вам не давешний.

Это не только поможет избежать недоразумений, но и позволить не забыть внести все необходимые данные. Поверка или замена раньше срока. Вдобавок при наличии особых обстоятельств реально зафиксировать союз прямо в день обращения либо чуть позднее, но при этом не дожидаясь истечения минимального срока в 30 дней.

Да, этот вариант рабочий, но он сопряжен со множеством латентных проблем. Сколько времени дается на денежную компенсацию. В Кыргызстане из-за халатности врачей 18-летний юноша умер от воспаления зуба.

Главы же субъектов Российской Федерации пока не проявляли какого-либо желания воспользоваться новым механизмом. Каких видов бывают кассовые чеки. По возможности, это следует сделать как можно раньше.

Нужно понимать, что ни одна система не застрахована от непредвиденных обстоятельств. Ее возьмут в качестве доказательства для расследования. Далее ознакомимся с нюансами досрочного погашения кредита.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас или воспользуйтесь формой ниже:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург и область

Это быстро и бесплатно!

2
Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
новее старее большинство голосов
Уведомление о
Раиса
Кузьма

Дедовщина в советской армии расцвела после отмены запрета на призыв отсидевших в тюрьмах и зонах.

settsongti
Инесса

Еще дафига кто погиб....

Получите юридическую консультацию по телефону или прямо на сайте.
Это совершенно бесплатно!
Москва и область
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Санкт-Петербург
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525
Бесплатная юридическая помощь
  • 95% успешных дел
  • Конфиденциально
  • Профессиональные юристы
Задать свой вопрос юристу